Newsletter

Zertifizierung in Corona-Zeiten: Remote-Audits und Fristen

Schild mit der Aufschrift No Entery für das Thema Corona

Es ist Zertifizierung und keiner geht hin – ein Fall für Remote-Audit!

So oder so ähnlich könnte es in der jetzigen Situation lauten. Viele wollen die Kontakte im Unternehmen auf ein Minimum beschränken. Darunter fallen auch die Kontakte mit dem Zertifizierer während des Zertifizierungsaudits, zumal die Auditoren doch viel herumkommen und eine Ansteckung mit dem Virus nicht ausgeschlossen werden kann.

Die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkks), weist darauf hin, dass eine Verschiebung des Zertifizierungstermins um sechs Monate möglich ist und bei Einsatz von Remote-Techniken ggf. noch länger ausgeweitet werden kann. Diese Verschiebung trifft auf die Zertifizierungen der Managementsysteme nach ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 und ISO 50001. Bei Managementsystemen nach EMAS und IATF 16949 sowie Energieaudits nach EN 16247 allerdings gibt es unterschiedliche Regelungen.

Regelungen bei ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 und ISO 50001

Einige Zertifizierer führen derzeit sog. Remote-Auditverfahren durch: Für Teile des Auditprogramms findet eine Auditierung per WebMeeting statt. Auditthemen, die dagegen eine Vor-Ort-Begehung erfordern, können zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden. Ggf. können im Einzelfall Fristen um bis zu 6 Monate verlängert werden.

Beim Übergang von ISO 50001:2011 zu ISO 5001:2018 gilt allerdings, dass Audits bereits nach der revidierten Norm durchgeführt werden müssen. Die alten Zertifikate laufen aber erst am 20.02.2022 ab.

Kontaktieren Sie uns

Regelungen bei BS OHSAS und ISO 45001

Bis 30.09.2020 können SGA-Managementsysteme noch nach OHSAS 18001 auditiert werden. Die Umstellung auf die neue Arbeitsschutznorm muss dann bis zum 31.03.2021 (statt 11.03.2021) abgeschlossen sein. Alte Zertifkate nach dem britischen Standard verlieren zum 30.09.2021 ihre Gültigkeit.

Regelung bei EMAS

Die Validierung durch Umweltgutachter kann nur durch eine Vor-Ort-Begutachtung erfolgen. Um die Prüfung vor Ort zeitlich zu optimieren, können Umweltgutachter auch hier Teile der Begutachtung remote auditieren. Alle EMAS Registrierungen, die bis zum 30. Juni 2020 anstehen, können auf Antrag in der Registrierungsstelle um drei Monate verlängert werden. Die Fristverlängerung führt nicht zu einer Verlängerung der Registrierung, nachfolgende Fristen sind davon also unberührt.

Regelung bei IATF 16949

Für das Zertifizierungsverfahren nach IATF16949 sind Remote-Audits nicht zugelassen. Unternehmen können jedoch Auditfristen verschieben, ohne dass Zertifizierungen ausgesetzt werden müssen. Zusätzliche Verlängerungen sind für Erstzertifizierung, Überwachungs-, Rezertifizierungs- und Transfer-Audits möglich. Die Gültigkeit aller gültigen Zertifikate wird aktuell um 6 Monate verlängert (inkl. ausgesetzte Zertifikate).

Regelung bei Energieaudits nach DIN EN 16247-1

Unternehmen die, bedingt durch die Corona-Krise, ihr Energieaudit nicht fristgerecht durchführen konnten, müssen das Energieaudit bzw. die Online-Erklärung nach Beendigung der Krise unverzüglich nachholen und eine kurze Begründung abgeben z. B. wegen Corona-Krise kein Betretungsrecht durch Externe. Während der Krise erfolgt keine Stichprobenkontrolle durch das BAFA

Da die Vor-Ort-Begehung Teil der DIN EN 16247-1 ist, ist das Energieaudit erst vollständig abgeschlossen, wenn auch die Vor-Ort-Begehung durchgeführt wurde. Falls das Energieaudit aufgrund einer verspäteten Vor-Ort-Begehung verfristet abgeschlossen wurde, sollten die Gründe dokumentiert werden. Die Dokumentation sollte z.B. darlegen, ob begründete Verdachtsfälle bestanden, der Betrieb komplett oder für Externe (Energieauditoren) geschlossen wurde oder es aus anderen Gründen nicht möglich war, dem Geschäftsbetrieb normal nachzugehen. Je ausführlicher die Dokumentation ist, desto hilfreicher ist es für die Beurteilung. Das BAFA wird diese Umstände bei der Beurteilung berücksichtigen. Die Vor-Ort-Begehung ist unverzüglich nachzuholen, sobald die Corona-bedingte Ausnahmesituation beendet ist (Quelle: FAQ des BAFA).

Was tun?

Um auf der sicheren Seite zu sein und keinen Termin zu verpassen, empfiehlt es sich, sich mit seinem Zertifizierer abzusprechen, um zu erfahren,

  • welche Fristverlängerungen möglich sind,
  • welche Themen als Remote-Audit durchgeführt werden können und welche vor Ort auditiert werden müssen sowie
  • welche technische Ausrüstung für ein Remote-Audit erforderlich ist

Die Experten von QUMsult unterstützen Unternehmen beim Vorbereiten auf die Zertifizierung und führen interne Audits zu den Themen Qualität, Umwelt, Energie und Arbeitsschutz durch, derzeit vorwiegend in WebMeetings. So sind Unternehmen auch in schwierigen Zeiten auf das nächste Zertifizierungsverfahren gut vorbereitet. 

Gerne unterstützen wir Sie bei der Vorbereitung zur Zertifizierung und führen interne Remote-Audits zu den Themen Qualität, Umwelt, Energie und Arbeitsschutz durch.

Sprechen Sie uns an, damit Sie gut durch die Zertifizierung kommen. Sie erreichen uns unter info@qumsult.de

 

Das könnte Sie auch interessieren...