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Zertifizierung in Corona-Zeiten: Remote-Audits und Fristen

Schild mit der Aufschrift No Entery für das Thema Corona

Übergangsfristen verlängert: ISO 45001 und ISO 50001

Es ist Zertifizierung und keiner geht hin – ein Fall für Remote-Audits!

So oder so ähnlich könnte es derzeit lauten. Viele wollen die Kontakte im Unternehmen auf ein Minimum beschränken. Darunter fallen auch die Kontakte mit dem Zertifizierer während des Zertifizierungsaudits, zumal die Auditoren doch viel herumkommen und eine Ansteckung mit dem Virus nicht ausgeschlossen werden kann.

Die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkks), weist darauf hin, dass eine Verschiebung des Zertifizierungstermins um sechs Monate möglich ist und die Frist bei Einsatz von Remote-Techniken ggf. nochmals verlängert werden kann. Diese Möglichkeiten gelten für Zertifizierungen der Managementsysteme nach ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 und ISO 50001 zu. Bei Managementsystemen nach EMAS und IATF 16949 sowie Energieaudits nach EN 16247 allerdings gibt es unterschiedliche Regelungen.

Regelungen bei ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 und ISO 50001

Einige Zertifizierer führen derzeit sog. Remote-Auditverfahren durch: Für Teile des Auditprogramms findet eine Auditierung per WebMeeting statt. Auditthemen, die dagegen eine Vor-Ort-Begehung erfordern, können zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden. Ggf. können im Einzelfall Fristen um bis zu 6 Monate verlängert werden.

Die Übergangsphase von ISO 50001:2011 zu ISO 5001:2018 wurde um 6 Monate verlängert und endet am 20. Februar 2022. Die alten Zertifikate laufen dann ab. Alle Audits müssen nach der revidierten Norm durchgeführt werden. 

Regelungen bei BS OHSAS und ISO 45001

Die Übergangsphase wurde um 6 Monate verlängert: Die Umstellung auf die ISO 45001 muss bis zum 30. September 2021 abgeschlossen sein. Alte Zertifkate nach dem britischen Standard verlieren dann ihre Gültigkeit.

Regelung bei EMAS

Die Validierung durch Umweltgutachter kann nur durch eine Vor-Ort-Begutachtung erfolgen. Um die Prüfung vor Ort zeitlich zu optimieren, können Umweltgutachter auch hier Teile der Begutachtung remote auditieren. Alle EMAS Registrierungen, die bis zum 30. Juni 2020 anstehen, können auf Antrag in der Registrierungsstelle um drei Monate verlängert werden. Die Fristverlängerung führt nicht zu einer Verlängerung der Registrierung, nachfolgende Fristen sind davon also unberührt.

Regelung bei IATF 16949

Für das Zertifizierungsverfahren nach IATF16949 sind Remote-Audits nicht zugelassen. Unternehmen können jedoch Auditfristen verschieben, ohne dass Zertifizierungen ausgesetzt werden müssen. Zusätzliche Verlängerungen sind für Erstzertifizierung, Überwachungs-, Rezertifizierungs- und Transfer-Audits möglich. Die Gültigkeit aller gültigen Zertifikate wird aktuell um 6 Monate verlängert (inkl. ausgesetzte Zertifikate).

Regelung bei Energieaudits nach DIN EN 16247-1

Unternehmen die, bedingt durch die Corona-Krise, ihr Energieaudit nicht fristgerecht durchführen konnten, müssen das Energieaudit bzw. die Online-Erklärung nach Beendigung der Krise unverzüglich nachholen und eine kurze Begründung abgeben z. B. wegen Corona-Krise kein Betretungsrecht durch Externe. Während der Krise erfolgt keine Stichprobenkontrolle durch das BAFA

Da die Vor-Ort-Begehung Teil der DIN EN 16247-1 ist, ist das Energieaudit erst vollständig abgeschlossen, wenn auch die Vor-Ort-Begehung durchgeführt wurde. Falls das Energieaudit aufgrund einer verspäteten Vor-Ort-Begehung verfristet abgeschlossen wurde, sollten die Gründe dokumentiert werden. Die Dokumentation sollte z.B. darlegen, ob begründete Verdachtsfälle bestanden, der Betrieb komplett oder für Externe (Energieauditoren) geschlossen wurde oder es aus anderen Gründen nicht möglich war, dem Geschäftsbetrieb normal nachzugehen. Je ausführlicher die Dokumentation ist, desto hilfreicher ist es für die Beurteilung. Das BAFA wird diese Umstände bei der Beurteilung berücksichtigen. Die Vor-Ort-Begehung ist unverzüglich nachzuholen, sobald die Corona-bedingte Ausnahmesituation beendet ist (Quelle: FAQ des BAFA).

Was tun?

Um auf der sicheren Seite zu sein und keinen Termin zu verpassen, empfehlen wir Ihnen: Sprechen Sie mit Ihrem Zertifizierer, um zu erfahren,

  • welche Fristverlängerungen möglich sind,
  • welche Themen als Remote-Audit durchgeführt werden können und welche vor Ort auditiert werden müssen sowie
  • welche technische Ausrüstung für ein Remote-Audit erforderlich ist

Die Experten von QUMsult unterstützen Sie beim Vorbereiten auf die Zertifizierung und führen interne Audits zu den Themen Qualität, Umwelt, Energie und Arbeitsschutz durch, derzeit vorwiegend in WebMeetings. So sind Sie auch in schwierigen Zeiten auf das nächste Zertifizierungsverfahren gut vorbereitet. 

Sprechen Sie uns an, damit Sie gut durch die Zertifizierung kommen. Sie erreichen uns unter info@qumsult.de

 

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