Anwendung und Nutzen der MailManagement-Software:

Nach Eingang einer E-Mail können relevante Daten zu Personen und Firmen sofort über eine Eingabemaske erfasst und Vorgänge zugeordnet werden. Wird ein Vorgang gespeichert, so wird auch die ausgewählte E-Mail automatisch gespeichert.

So entsteht eine zentrale, stets aktuelle Datenbank, auf die alle Beschäftigten im Unternehmen zugreifen können: Jeder Mitarbeiter weiß, wann, was und mit wem kommuniziert wurde. Doppeltes Erfassen von Daten wird vermieden. Es entfällt auch aufwändiges Nachfragen oder Recherchieren, wenn der Kollege gerade nicht erreichbar ist. Das spart Zeit und Geld und erhöht die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern.

Neben E-Mails können auch Daten aus Telefonkontakten erfasst werden.

Die Datenbank kann nach Personen, Firmen sowie Vorgängen gefiltert werden. Exportieren von Daten ist möglich, dazu können Filterkriterien festgelegt werden.

Der Versand von Newslettern oder Serien-E-Mails an zuvor ausgewählte Empfänger kann den Adressaten als Vorgang zugeordnet werden, ein aufwändiges manuelles Eintragen entfällt.

Elektronische Aufbewahrung

Die Anwendung erfüllt auch Forderungen aus „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ an eine IT-gestützte Buchführung: U.a. müssen nämlich wichtige Dokumente und E-Mails elektronisch aufbewahrt werden, und zwar unveränderbar.