Software für das Management von E-Mails
Betriebe aller Branchen und Größen gehen mit personenbezogenen Daten von Beschäftigten, Interessenten, Kunden und Lieferanten um. Daten werden z.T. unsystematisch erfasst und aktualisiert, liegen in unterschiedlichen Formaten und verschiedenen Abteilungen vor und werden für die Beziehungspflege nicht immer konsequent genutzt.
Die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – seit 25. Mai 2018 in Kraft – fordert u.a., dass Unternehmen Auskunft über von ihnen gespeicherte Daten geben müssen und das Löschen und Sperren personenbezogener Daten gewährleistet ist. Verantwortliche suchen passende Werkzeuge, um rechtssicher zu arbeiten.
Preise / Bestellen
Abhängig von Benutzeranzahl
Jährliche Nutzungsgebühr
Ab 59,- EUR zzgl. MwSt.
Nach Eingang einer E-Mail können relevante Daten zu Personen und Firmen sofort über eine Eingabemaske erfasst und Vorgänge zugeordnet werden. Wird ein Vorgang gespeichert, so wird auch die ausgewählte E-Mail automatisch gespeichert.
So entsteht eine zentrale, stets aktuelle Datenbank, auf die alle Beschäftigten im Unternehmen zugreifen können: Jeder Mitarbeiter weiß, wann, was und mit wem kommuniziert wurde. Doppeltes Erfassen von Daten wird vermieden. Es entfällt auch aufwändiges Nachfragen oder Recherchieren, wenn der Kollege gerade nicht erreichbar ist. Das spart Zeit und Geld und erhöht die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern.
Neben E-Mails können auch Daten aus Telefonkontakten erfasst werden.
Die Datenbank kann nach Personen, Firmen sowie Vorgängen gefiltert werden. Exportieren von Daten ist möglich, dazu können Filterkriterien festgelegt werden.
Der Versand von Newslettern oder Serien-E-Mails an zuvor ausgewählte Empfänger kann den Adressaten als Vorgang zugeordnet werden, ein aufwändiges manuelles Eintragen entfällt.
Elektronische Aufbewahrung
Die Anwendung erfüllt auch Forderungen aus „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ an eine IT-gestützte Buchführung: U.a. müssen nämlich wichtige Dokumente und E-Mails elektronisch aufbewahrt werden, und zwar unveränderbar.
Die jährliche Nutzungsgebühr für das MailManagement ist abhängig von der Anzahl der Arbeitsplätze im Unternehmen, an denen das Programm installiert werden soll.
| Anzahl der Arbeitsplätze im Unternehmen | Nutzungsgebühr* |
| ein Arbeitsplatz | 59,- EUR pro Jahr |
| zwei Arbeitsplätze | 108,- EUR pro Jahr |
| drei Arbeitsplätze | 147,- EUR pro Jahr |
| jeder weitere Arbeitsplatz zusätzlich | 39,- EUR pro Jahr |
*zzgl. MwSt.
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